La Scorecard d'Enhesa est un outil permettant d'évaluer la conformité EHS d'un établissement. La Scorecard se compose d'une fiche comportant des instructions d'utilisation, d'une fiche « Résumé » qui résume automatiquement les résultats de l'audit, de 2 fiches de screening, de 10 fiches de conformité thématique (correspondant aux 10 modules du protocole d'audit), d'une fiche contenant la liste de la législation EHS avec des hyperliens vers les textes, d'une fiche imprimable « Résultats de l'audit » avec la liste de tous les résultats, d'une fiche « Documents connexes » qui contient toute la documentation nécessaire pour réaliser l'audit et d'une fiche « Conseils sur les rubriques » qui explique les types de questions couvertes par chaque rubrique thématique. Les fiches sont visibles au bas de la Scorecard, et vous pouvez naviguer entre elles en cliquant sur la fiche à laquelle vous souhaitez accéder. Chaque fiche de conformité thématique fournit un certain nombre de questions de conformité (exigences) couvrant les principales exigences réglementaires en matière d'ESS. Les questions sont regroupées en sections thématiques.
Veuillez utiliser le flux de travail ci-dessous comme processus recommandé lors de l'évaluation de votre établissement :
Étape 1. Effectuez un screening de l'étendue de l'audit et de l'applicabilité à la Scorecard.
Pour commencer votre auto-évaluation, Enhesa vous recommande de commencer par les deux niveaux de screening. Ces feuilles de filtrage sont conçues pour vous aider à filtrer un grand nombre d'exigences et de réglementations sur la base d'hypothèses générales concernant les activités de l'établissement. Cliquez sur la feuille de filtrage du champ d'application de l'audit et passez en revue les questions par rubrique thématique, en répondant par « oui » ou « non » à autant de questions que possible. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur la fonction « Audit Scope » dans le ruban Scorecard. Le fichier Excel indiquera alors les exigences qui ne vous concernent plus. Passez ensuite à la fiche de filtrage de l'applicabilité et examinez les questions de la même manière. Étant donné que les questions de filtrage d'applicabilité sont spécifiques à la juridiction de la Scorecard, Enhesa fournit des conseils supplémentaires pour répondre à la question sous la rubrique « Notes explicatives ». Une fois que vous avez rempli la feuille de vérification de l'applicabilité, cliquez sur la fonction « Applicability » dans le ruban Scorecard.
Étape 2. Révisez vos exigences
La Scorecard décompose les exigences en pages par rubrique thématique. Veuillez passer en revue toutes vos exigences dans ces pages afin de réaliser une auto-évaluation complète. Enhesa fournit l'exigence, des conseils supplémentaires (notes explicatives) ainsi que le texte direct, afin de s'assurer que vous disposez de toutes les ressources nécessaires. Lorsque vous êtes prêt, répondez « Oui » (conforme), « Non » (non conforme) ou « NA » (non applicable).
Étape 3. Mesurer le facteur de risque, l'action à entreprendre (facultatif)
Pour les exigences auxquelles vous n'êtes pas conforme (ou qui risquent de l'être), Enhesa propose des analyses facultatives permettant de mesurer votre facteur de risque, les mesures à prendre et les systèmes. Ces notes sont un champ facultatif dont l'objectif est de fournir une analyse aux clients afin qu'ils puissent mieux comprendre et hiérarchiser leurs constatations de non-conformité et leur statut d'action. Veuillez consulter la section « Évaluation de la conformité - Facteur de risque » pour examiner plus en détail notre méthodologie.
Étape 4. Examiner le registre légal
Après avoir terminé votre auto-évaluation, veuillez-vous rendre sur la page Liste des règlements pour consulter les règlements de la juridiction de la Scorecard. La page comprendra le titre du règlement et un lien vers le texte direct. Pour filtrer la liste des règlements afin de n'inclure que ceux qui concernent l'établissement en question, veuillez cliquer sur la fonction « Regulation » en haut de la Scorecard. Un X rouge apparaîtra à côté des règlements qui ont été éliminés en fonction de vos réponses sur l'applicabilité. Pour en savoir plus, veuillez consulter la Liste des règlements.
Étape 5. Examiner les résultats dans l'onglet Résultats
Vous pouvez compiler une liste de vos résultats de non-conformité en utilisant la page « Résultats » de la Scorecard d'audit. Cette page fournira une liste complète de toutes les exigences provenant de chacune des pages thématiques, et que vous avez marquées par « non » et comprendra vos commentaires, notes et analyses (si elles ont été fournies). Pour remplir la page, veuillez cliquer sur la fonction « Findings and Comments » dans le ruban de la Scorecard.
Étape 6. Importer la Scorecard vers le tableau de bord de l'entreprise (facultatif)
Pour importer votre Scorecard vers le tableau de bord d'entreprise, veuillez envoyer un courriel à services@enhesa.com avec ladite Scorecard et indiquer à quel établissement elle se rapporte. Si vous souhaitez importer vous-même les données de conformité fournies dans Scorecard vers le tableau de bord de votre entreprise. Veuillez cliquer sur la fonction « Compliance Export » pour produire un fichier CSV prêt à être importé. Cette fonction vous demandera d'enregistrer un nouveau fichier. Une fois le fichier enregistré, rendez-vous sur www.ehsmonitor.com et naviguez jusqu'au tableau de bord d'entreprise. Au bas de la page, cliquez sur « Importer la Scorecard ». Choisissez le fichier à télécharger et indiquez l'établissement vers lequel il doit être importé. Le système Enhesa fournira un journal de téléchargement une fois celui-ci terminé.