エンヘサの監査スコアカードはコンプライアンスインテリジェンスのデータをエクセル形式にまとめたものです。ローカルフォルダに保存し、監査にご利用いただけます。
スコアカードの内容は下記の通りです:
- User Instructions 使用の手引
- Summary 概要 シート, 回答を自動的に集計し、まとめます
- スクリーニング質問シートＸ２
- 表題別コンプライアンスシート １０の表題別に各法的要求事項がまとめられています
- List of Reg 法令一覧 EHS法令の原文へのリンク付き一覧
- Audit Finding 監査結果 スコアカード内の監査結果をまとめます
- Related Documents 関連書類 シート 監査時に必要な書類に関する情報をまとめます
- Heading Guidance 表題ガイダンス シート 各表題ならびにサブ表題の内容を説明しています
各シートはスコアカードの下部のタブから選択、移動が可能です。
表題別のコンプライアンスシートには各分野別の法的要求事項 (Requirements) が掲載されており、こちらに回答いただくことになります。
作業手順例としては、以下の通りです。
Step 1. スクリーニング質問に回答し、法的要求事項を絞り込む
＊このプロセスは飛ばしていただいても構いません。また、法的要求事項について回答を始めた後はエラーを誘発するためスクリーニング機能を利用しないようお願いいたします。
セルフ監査を始めるにあたり、２段階のスクリーニング機能を利用することをおすすめします。スクリーニング質問に回答することで、大量の法的要求事項の中から監査対象となる事業所には関連しないものを特定し、時間の節約が可能です。
まずは、Audit Scope 監査範囲スクリーニングシート（１）を開き、スクリーニング質問に回答ください。回答が不明でしたら無回答のまま残していただいて構いません。回答が終了しましたら、ScoreCardリボンにある”Audit Scope”をクリック、マクロを動かしてください。各コンプライアンスシートに掲載された監査対象に適用されないであろう要求事項がスクリーニング結果に応じてNA（Not Applicable 適用されない）になります。
次に、 Applicability 適用性スクリーニングシート（２）へと移動し、同じくスクリーング質問に回答ください。この適用性スクリーニング質問は各法管轄地域特有の質問となっております。質問によっては"Guide note"をクリックして補足説明もご確認ください。前シート同様に回答が終了しましたら、ScoreCardリボンにある”Applicability”をクリック、マクロを動かしてください。
Step 2. 法的要求事項へ回答する
各表題（トピック）別のコンプライアンスシートへと移動します。各要求事項を確認し、遵法しているか否か、あるいは適用されない要求事項かを回答してください。(１)要求事項への回答の手助けとして、(２)ガイドノート、(３)法令原文へのリンクページ、(４)確認に必要な書類情報も備えております。各情報を確認の上、(５)解答欄にて'Yes' (遵法している)、 'No' (遵法できておらず、是正措置が必要) 、'NA' (適用されない) から現状に適したものを選び、回答ください。
Step 3. リスク評価・行動計画を行う（オプション）
監査スコアカードでは、未遵法（コンプライアンス違反 、またはそのリスク) を発見した要求事項について、リスク•対処方法•システム要因の分析が行えるようになっています。コンプライアンス違反と対処状況の理解を深め、対応する際の優先順位付けの材料としてご利用いただけます。オプション項目ですので、監査の必須項目ではありません。詳しくは リスク分析 Fine Kinney リスク分類法 をご覧ください。
Step 4. 法規制登録簿の作成
各シートの法的要求事項への回答が終わりましたら、List of Regs 法令一覧シートで、監査対象となった事業所に適用される法令を確認できます。
このページは、法令名と法令原文へのリンクで構成されており、スコアカードリボンの "Legislation "をクリックすると、回答結果に基づいて事業所に適用されない法令の横に赤いXが表示され、各法令の適用状況が表示されます。より詳しくは 法規制登録簿の作り方 をご確認ください。
Step 5. 監査結果をまとめる
回答が終わりましたら、 "Findings" [1] を使って、今回の監査結果、発見された未遵法をリストアップすることができます。Score Card リボンの "Findings" [２]をクリックください。 各表題別ページで「No」と回答したすべての要求事項がコメントや分析（回答した場合）と共に表示されます。
Step 6. スコアカードの回答データをダッシュボードにアップする(オプション)
回答したスコアカードはCompliance Dashboardへアップロードすることも可能です。どのスコアカードをどの事業所にアップロードしたいのかを記載し、ファイルをカスタマーサクセスチーム（services@enhesa.com）までお送りください。
また、スコアカードの回答データを、ユーザーご自身でアップロードすることも可能です。リボンにある「Compliance Export」ボタンをクリックし、アップロード可能な CSV ファイルを作成してください。Excelのバージョンが古い場合、この操作ができない場合もございます。
ファイルの保存が完了しましたら、Corporate Dashboard、あるいはFacility Dashboardに移動してください。ページ下にある「Upload ScoreCard」をクリックします。アップロードするファイルを選択し、アップロード先の事業所を指定します。アップロードが完了すると、システムからログがエクスポートされるのでご確認ください。